مسووليت بررسي و انتخاب همايشها در دو سطح زير:
كارگروه در شرکتهای اصلی
شورا در سطح ستاد وزارت نفت
به عنوان نهادهاي تصميمگيرنده براي حمايت و يا عدم حمايت از همايشها میباشد.
الف- كارگروه
تركيب اعضاي كارگروه در شرکتهای اصلی عبارتند از:
مدير پژوهش و فناوري و يا نماينده تام الاختيار(رئيس كارگروه)
نماینده مديريت توسعه منابع انساني
نماینده مدیریت/ واحد بلافصل/ شرکت فرعی متقاضی حضور در همايش(حسب مورد)
نماينده روابط عمومي (دبيركارگروه)
ب- شورا
تركيب اعضاي اين شورا در ستاد وزارت نفت عبارتند از :
معاون پژوهش و فناوري يا مدیر کل امور پژوهش (رئيس شورا)
نماینده معاونت توسعه سرمايه انسانی و مدیریت
نمايندگان معاونتهاي ستادي وزارت نفت/ پژوهشگاه صنعت نفت/ دانشگاه صنعت نفت/ پژوهشکده ازدیاد برداشت از مخازن نفت وگاز / موسسه مطالعات بينالمللي انرژي حسب مورد.
نماینده مدير كل روابط عمومي وزارت نفت (دبير شورا)
وظایف كارگروه/ شورا
بررسي همايشهاي پيشنهادي از سوی سازمانهاي برگزاركننده خارج از صنعت نفت.
تعيين ميزان تناسب آنها (عالي، بسيار خوب، خوب و متوسط) بر اساس جدول معيارهاي انتخاب همايشهاي پيشنهادي از خارج صنعت نفت.
تعیین میزان مشاركت و نحوه حمايت از همايشها بر اساس امتيازات كسب شده (جداول پيوست شماره2و3).
تأييد و ابلاغ سطح حمايت و مشاركت در همايشهاي واجد شرايط حمایت به متقاضيان حضور در همايشها و نيز سازمانهاي برگزاركننده خارج از صنعت نفت.